čtvrtek 4. prosince 2014

CRM 2015

Microsoft oficiálně uvedl novou verzi Dynamics CRM. Pojďme se podívat, co přinese zejména uživatelům.

Microsoft loni touto dobou uvedl na trh CRM 2013, které přineslo revoluční změny v uživatelském prostředí. Nyní - rok poté - uvádí verzi označenou CRM 2015, která je sedmou verzí Microsoft CRM. Nové CRM přináší mnoho drobných změn, které mají zpříjemnit život uživatelům a správcům. Také přinesl integraci s mnoha dalšími systémy. V tomto článku se podíváme především na novinky relevantní pro české uživatele.

Navigace

Systém navigace, bohužel pro mnohé uživatele poněkud nepřehledný, zůstává stejný. Mírně se změnila organizace, přibyly odkazy na nové funkce. Z pohledu stávajících uživatelů není podstatné, protože při upgradu zůstává zachováno původní rozložení.

Hledání napříč entitami

K dispozici je vyhledávání napříč entitami, které bylo dříve k dispozici pouze jako instalovaný doplněk partnerů. Drobné ale velmi užitečné a dlouho očekávané vylepšení. Bohužel funguje maximálně pro 10 entit, které si můžete vybrat. V daných entitách vyhledává v polích definovaných pro Quick Find.
Nové hledání napříč entitami je k dispozici z horního panelu, stejně jako tam přibyl odkaz na Rozšířené hledání.


Vlastní nápověda

CRM umožňuje připojit vlastní soubory nápovědy (webová stránka). Nápovědu lze připojit k entitám + globální nápověda. Soubory nápovědy lze dále přizpůsobovat na základě parametrů (jazyk, odkud bylo otevřeno ad.) Tuto možnost přivítají především zákazníci s vysoce customizovanými řešeními (xRM). K dispozici zatím pouze pro webové rozhraní.


Hierarchie

Nové hierarchické zobrazení umožňuje vizualizovat struktury nadřazený-podřazený záznam. První verze má mnoho omezení:
  • Pouze v rámci jedné entity.
  • Pouze vztahy 1:N
  • Zobrazí maximálně 4 pole
Přesto se jedná o velmi povedený start! K dispozici je pro 15 systémových entit (např. Obchodní vztah, Organizační jednotka, Uživatel, Kontakt). Je možné zapnout i pro vlastní entity.



Pro účely hierarchií je možno/nutno označovat vztahy 1:N jako hierarchické. Tyto vztahy nelze zacyklit. Pomocí těchto vztahů je možné v rámci vyhledávání nalézt všechny podřazené záznamy včetně vnoření.


Rychlé vytvoření záznamu

V rámci rychlého vytvoření záznamu (novinka v CRM 2013, dostupné z horní lišty) lze vytvořit další nový záznam.

Hierarchický model zabezpečení

Microsoft CRM od začátku nabízelo velmi propracovaný model zabezpečení ve vysoké granularitě. Standardně nabízelo možnost nastavit oprávnění uživatelů k (1) různým akcím, (2) nad jednotlivými entitami, (3) na základě jejich zařazení do konkrétní organizační jednotky. Na základě těchto nastavení je možné přidělit uživateli oprávnění ke čtení záznamů, jejichž vlastníkem je kolega v jejich anebo podřízené organizační jednotce. Zní to logicky, ale použitelnost byla horší a vedla ke kostrbatým řešením.

Příklad: Pokud vedoucího oddělení zařadíme do organizační jednotky k podřízeným, bude mít stejná práva jako oni (možná příliš malá). Pokud ho zařadíme do nadřazené jednotky, bude mít stejná práva jako management zařazený do nadřazené jednotky (možná příliš vysoká). Můžeme mu vytvořit vlastní org. jednotku, to ale není příliš systémové. A to vůbec nemluvím o situacích z praxe, kdy je nadřízeným pracovník z jiného oddělení atp.

Nyní je možné volitelně řídit přístup k datům i na základě pole Nadřízený uvedeného v záznamu uživatele, které mělo doposud pouze evidenční charakter. Po zapnutí hierarchického modelu získává přímý nadřízený zaměstnance k jeho záznamům práva Číst, Zapisovat, Připojit a Připojit k. Nadřízení nadřízeného pak získávají právo Číst - zejména pro reportování (sestavy, grafy).

Poznámky:
  • Je možné vypnout pro jednotlivé entity.
  • Hloubku, do které se hierarchická oprávnění provedou, lze omezit. Hloubka větší než 4 úrovně může výrazně zpomalit systém.
  • Celý tento model lze definovat obecně; např. ředitel marketingu je nadřízeným manažera reklamy; nikoliv Pepa je nadřízeným Tondy. K těmto obecným pozicím se potom přiřazují konkrétní uživatelé. Mj. to umožňuje mít více osob na pozici manažera, tj. s přístupem k datům určité skupiny podřízených.
  • Strukturu Uživatelů nebo Pozic lze snadno zobrazit pomocí výše zmíněné funkcionality zobrazovaní hierarchií.
Jedná se o užitečné a smysluplné rozšíření funkcionality MS CRM, které nenarušuje stávající model, ale rozšiřuje ho. Při návrhu nového systému je potřeba věnovat dostatečnou pozornost modelu zabezpečení, aby efektivně a smysluplně využíval dostupné možnosti. Připomeňme, že dalšími dostupnými nastaveními jsou sdílení záznamu, oprávnění na základě přístupových týmů (napříč organizační strukturou) a zabezpečení jednotlivých polí (nyní nově konečně funguje i u systémových polí).

Větvení Business Process Flow

Funkcionalita Business Process Flow (Tok obchodního procesu), představená v CRM 2013 jako grafické znázornění reálného business procesu probíhajícího nad entitou, doznala vylepšení, která dělají z líbivé funkcionality něco skutečně užitečného.


Na obrázku výše je příklad z entity Případ (ticket, incident, service request). Nově je možné nastavit větvení tohoto procesu na základě vyplněných údajů a mít různé scénáře jeho průběhu.


Synchronizace s Outlookem

Významných vylepšení doznala synchronizace dat mezi Outlookem a CRM. Automaticky je synchronizováno více polí. Je možné nastavit synchronizaci jednotlivých polí a například zabránit synchronizaci neveřejných polí. Možnost přiřadit úkoly jinému uživateli přímo z Outlooku a sledovat jejich plnění. Připomínáme, že od verze 2013 je dostupná přímá synchronizace CRM s Exchange serverem a CRM úkoly tak doputují nejen do Outlooku, ale i do mobilu a webového klienta.

Vypnutí okna seznámení

Možnost provést na systémové úrovni. Nejmenší změna s největším ohlasem. Konečně! S touto slečnou bude tedy možné se natrvalo rozloučit.


Tablety

Aplikace pro tablety doznala několika vylepšení a to především:
  • Aplikace je i v češtině.
  • Aplikace umí ukládat záznamy i v Off-line režimu.
  • V aplikaci je (zatím pro testování) povoleno vkládat prvky IFRAME, tedy zobrazení jiné webové stránky uvnitř CRM (na Dashboardu nebo formuláři záznamu).

Upgrade CRM Online

Nově účty v CRM Online jsou již zakládány v CRM 2015. Stávající účty CRM Online budou převáděny od ledna 2015. Na rozdíl od minulého převodu musí termín převodu naplánovat administrátor (nebude dán žádný výchozí termín) a pro převody je mnohem delší prostor (jeden rok).


Novinky, které se týkají menších okruhů uživatelů, vám budeme přinášet průběžně v dalších článcích.


Žádné komentáře:

Okomentovat